Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

Introducción

La sociedad GROUP TECH GLM S.A.S., identificada con NIT 902.053.519-1, con domicilio en la Calle 55 - 67 B 160, Bello, Antioquia, Colombia, correo electrónico info@estansimple.com y teléfono +57 315 976 2039, en adelante "el Operador", en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma digital Simple Hogar (en adelante, "la Plataforma"), informa a los titulares de los datos personales que sean tratados de cualquier manera por el Operador y, en general, a todos los que en el futuro le faciliten sus datos personales, el contenido del presente manual, dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013, los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y cualquier norma que los sustituya o modifique.

El objetivo de este manual es informar a los titulares de datos personales sobre sus derechos, los canales para ejercerlos, y las personas o áreas encargadas de atender consultas y reclamos. También se detalla el alcance y propósito del tratamiento de datos cuando los titulares otorgan su autorización expresa, previa e informada. Se busca promover la transparencia y el respeto a los derechos individuales en el manejo de datos personales de los Clientes, Prestadores, Empresas y demás Usuarios de la Plataforma, así como de los empleados y proveedores del Operador.

Responsable del tratamiento: GROUP TECH GLM S.A.S.

Área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Área de Protección de Datos Personales, contactable a través de info@estansimple.com

Glosario

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto reglamentario 1377 de 2013, para efectos del presente manual, GROUP TECH GLM S.A.S. contempla las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de este manual, GROUP TECH GLM S.A.S.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, incluyendo a los Clientes, Prestadores, representantes de Empresas, empleados y proveedores del Operador.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, conservación, almacenamiento, modificación, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible, tales como los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato Financiero: Es el Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los Datos Biométricos.

Dato Biométrico: Dato personal sensible obtenido a partir de características físicas del Titular, incluida la imagen facial y la plantilla biométrica derivada de ella, recolectado en el marco del procedimiento de Verificación de Identidad (KYC) de la Plataforma, conforme a la cláusula 18 de los Términos y Condiciones de Simple Hogar, y sometido a autorización explícita, previa e informada del Titular, independiente de la presente Política.

Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Capítulo I — Disposiciones Generales

Artículo 1. Objeto.

El presente manual tiene por objeto dar cumplimiento al contenido de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales están encaminados a desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales. Así mismo, regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza GROUP TECH GLM S.A.S. a través de la Plataforma Simple Hogar, a fin de garantizar y proteger los derechos constitucionales previstos en los artículos 15 y 20 de la Carta Política.

En este sentido, el tratamiento que GROUP TECH GLM S.A.S. dará a los datos personales es: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, de cualquier otra manera, la administración de Datos Personales.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

El presente manual es aplicable al tratamiento de datos personales que realice GROUP TECH GLM S.A.S. con ocasión de la operación de la Plataforma Simple Hogar y del desarrollo de su objeto social, incluyendo los datos personales de Clientes, Prestadores, Empresas, empleados y proveedores del Operador. Se pondrá en conocimiento de los Titulares de Datos Personales el contenido del presente manual, el cual contiene las políticas de tratamiento de datos personales manejadas por la compañía.

Artículo 3. Legislación aplicable.

Al presente manual le son aplicables las disposiciones constitucionales relacionadas con la protección de datos personales contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como la Ley 1480 de 2011 (modificada por la Ley 2439 de 2024) en lo que respecta a las obligaciones del Operador como portal de contacto y la Ley 527 de 1999 en lo relativo a la validez de la firma electrónica utilizada para el otorgamiento de autorizaciones dentro de la Plataforma. Bajo estos parámetros, GROUP TECH GLM S.A.S. determina su Política de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales, regulando la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y los protocolos de seguridad para la protección de los mismos.

Artículo 4. Principios.

En el desarrollo, interpretación, aplicación e implementación del presente manual, se integrarán de manera armónica los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 (legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad), los cuales constituyen los parámetros generales que serán respetados por GROUP TECH GLM S.A.S. en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales dentro de la Plataforma.

Capítulo II — Autorización y Finalidad

Artículo 5. Autorización.

GROUP TECH GLM S.A.S. ha adoptado los procedimientos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de datos personales para realizar la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de sus datos, dando cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 5 del Decreto reglamentario 1377 de 2013.

Dentro de la Plataforma, la autorización se otorga mediante el procedimiento descrito en la cláusula 5 de los Términos y Condiciones de Simple Hogar, esto es, mediante la marcación de la casilla de aceptación y la validación del código de un solo uso (OTP), lo cual constituye firma electrónica conforme a la Ley 527 de 1999 y queda registrada para su consulta posterior conforme al Parágrafo Segundo de dicha cláusula.

PARÁGRAFO PRIMERO: GROUP TECH GLM S.A.S. pondrá a disposición del público, mediante la Plataforma y el sitio web https://estansimple.com, las políticas de tratamiento de datos personales contenidas en el presente manual, con el fin de darlas a conocer a los Titulares de datos personales.

PARÁGRAFO SEGUNDO. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. El Titular del dato acepta y reconoce que la autorización estará vigente a partir del momento en que la otorgó y durante el tiempo en que mantenga una cuenta activa en la Plataforma, y cinco (5) años más, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, GROUP TECH GLM S.A.S. procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que deban conservarse para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Artículo 6. Casos en que no se requiere autorización.

Acorde al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos de naturaleza pública; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Artículo 7. Autorización de datos sensibles.

El Tratamiento de datos sensibles está prohibido, a excepción de los casos expresamente contenidos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Dentro de la Plataforma, el dato sensible objeto de tratamiento corresponde principalmente al Dato Biométrico recolectado en el procedimiento de Verificación de Identidad (KYC). En tal caso, GROUP TECH GLM S.A.S. informará al Titular, en pantalla separada y previa a la captura del dato, que la información que va a suministrar es catalogada como sensible, la finalidad por la cual se solicita y su derecho a no proporcionarla, conforme a lo establecido en la cláusula 18 de los Términos y Condiciones de Simple Hogar.

PARÁGRAFO. AUTORIZACIÓN DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, GROUP TECH GLM S.A.S. garantiza el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. El registro como Prestador está estrictamente reservado a personas mayores de dieciocho (18) años conforme a la cláusula 3.1 de los Términos y Condiciones de Simple Hogar, sin que se admita su registro bajo ninguna circunstancia, ni siquiera con autorización de su representante legal. El registro como Cliente por parte de un menor de edad solo se admite con autorización expresa de su representante legal, quien será responsable del tratamiento que de allí se derive.

Artículo 8. Forma y mecanismos para otorgar la autorización.

GROUP TECH GLM S.A.S. ha habilitado dentro de la Plataforma el mecanismo de aceptación electrónica descrito en la cláusula 5 de los Términos y Condiciones de Simple Hogar, mediante el cual el Titular manifiesta su autorización antes del Tratamiento de sus datos personales. La autorización podrá constar adicionalmente en documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, tratándose de empleados o proveedores del Operador.

Artículo 9. Prueba de la autorización.

En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, GROUP TECH GLM S.A.S. conservará la prueba de la Autorización del tratamiento de datos emitida por el Titular para que pueda ser objeto de consulta posterior, incluyendo la fecha y hora de aceptación, el número de teléfono validado, el resultado de la validación del OTP, el identificador del dispositivo o dirección IP y la versión de los Términos y de esta Política vigente al momento de la aceptación, conforme al Parágrafo Segundo de la cláusula 5 de los Términos y Condiciones de Simple Hogar.

Artículo 10. Aviso de privacidad.

GROUP TECH GLM S.A.S. pondrá a disposición de los Titulares el Aviso de Privacidad correspondiente, disponible en https://estansimple.com/privacidad, mediante el cual se les informa sobre la existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

Artículo 11. Finalidad de la recolección y tratamiento de datos.

La recolección y el tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo con las siguientes finalidades, según su rol dentro de la Plataforma:

Clientes y Prestadores

• Permitir el registro, autenticación, verificación de identidad y gestión de la Cuenta del Usuario dentro de la Plataforma.
• Facilitar la publicación de Solicitudes, el envío de Propuestas y el contacto entre Clientes y Prestadores, conforme al funcionamiento de la Plataforma descrito en la cláusula 4 de los Términos y Condiciones.
• Realizar el procedimiento de Verificación de Identidad (KYC) mediante la captura del documento de identidad y la imagen facial del Usuario, conforme a la cláusula 18 de los Términos y Condiciones, previa autorización independiente y específica para el tratamiento de Datos Biométricos.
• Procesar la Validación Documental de Certificados en el marco del Programa de Profesional Certificado, cuando el Prestador decida voluntariamente suministrar sus certificados o habilitaciones de oficio, conforme a la cláusula 20 de los Términos y Condiciones.
• Administrar el Programa de Referidos, incluyendo la asignación de Códigos de Referido y el otorgamiento de Créditos de Referido, conforme a la cláusula 19 de los Términos y Condiciones.
• Enviar al correo electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), WhatsApp, notificaciones push o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información transaccional, operativa, comercial o promocional sobre las funcionalidades de la Plataforma.
• Procesar los pagos por concepto de Leads, créditos, comisiones por Negociación Exitosa y demás conceptos a cargo del Usuario dentro de la Plataforma.
• Tramitar las peticiones, quejas, reclamos y Reportes presentados por los Usuarios conforme a las cláusulas 15 y 16 de los Términos y Condiciones.
• Generar la constancia de contratación entre Cliente y Prestador, cuando esta funcionalidad sea utilizada, conforme al Parágrafo Segundo de la cláusula 4 de los Términos y Condiciones.
• Atender los requerimientos de autoridades competentes y dar cumplimiento a obligaciones legales de conservación de información.
• Efectuar análisis e investigaciones estadísticas, de calidad, de seguridad y de mejora del servicio prestado por la Plataforma.
• Las demás finalidades necesarias para el desarrollo del objeto social de la compañía y la operación de la Plataforma.

Empresas

• Formalizar y administrar el contrato de suscripción empresarial conforme a la cláusula 6.3 de los Términos y Condiciones.
• Gestionar el administrador de cuenta designado por la Empresa y el personal autorizado para el uso de la Plataforma.
• Procesar la facturación y el cobro de comisiones por Negociación Exitosa conforme a la cláusula 14 de los Términos y Condiciones.
• Realizar gestiones administrativas y financieras relacionadas con la relación contractual.
• Atender a los requerimientos de autoridades competentes y obligaciones legales de conservación de documentos.
• Las demás finalidades necesarias para el desarrollo del objeto social de la compañía y la prestación de sus servicios a la Empresa.

Empleados y Proveedores del Operador

• Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral o contractual.
• Administrar los datos del colaborador o proveedor para temas relacionados con remuneraciones, contribuciones, obligaciones, prestaciones e impuestos.
• Administrar comunicaciones internas y la gestión administrativa y financiera de la relación contractual.
• Atender a los requerimientos de autoridades competentes y obligaciones legales de conservación de documentos.
• Las demás finalidades necesarias para el desarrollo del objeto social de la compañía.

Capítulo III — Derechos y Deberes

Artículo 12. Derechos de los titulares de la información.

En cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, GROUP TECH GLM S.A.S. dará a conocer al Titular de los datos personales que tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GROUP TECH GLM S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a GROUP TECH GLM S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por GROUP TECH GLM S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos enunciados podrán ser ejercidos directamente por el Titular de la información, su apoderado, representante en caso de información de menores de edad, y sus causahabientes, según el caso. GROUP TECH GLM S.A.S. velará por la seguridad de la información, solicitando prueba de la calidad de Titular o de autorizado por el Titular o la ley para ejercer dichos derechos.

PARÁGRAFO PRIMERO. Conforme al artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, incluyendo el registro de identificación de Prestadores previsto en la cláusula 8 de los Términos y Condiciones de Simple Hogar, mientras la Cuenta del Prestador permanezca activa.

Artículo 13. Deberes de GROUP TECH GLM S.A.S. como responsable del tratamiento.

De conformidad con los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, GROUP TECH GLM S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" cuando corresponda.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella conforme a lo dispuesto por la ley.

PARÁGRAFO. CONCURRENCIA DE CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO. GROUP TECH GLM S.A.S. es responsable y, en lo pertinente, encargado del tratamiento de las bases de datos de la Plataforma. En caso de que GROUP TECH GLM S.A.S. tenga un encargado del tratamiento de sus datos personales (incluyendo proveedores de infraestructura tecnológica, pasarelas de pago o servicios de verificación de identidad), le exigirá la adopción de un manual de políticas de tratamiento equivalente al presente y el compromiso de cumplir con la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y los estándares de seguridad necesarios para garantizar la protección de la información personal de los Titulares.

Capítulo IV — Procedimientos

Artículo 14. Derecho de acceso.

GROUP TECH GLM S.A.S. garantizará en todo momento el derecho de acceso que tiene el Titular o sus causahabientes, conforme al artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, siempre que se acredite ante la compañía la identidad del Titular o se demuestre la legitimación para ejercer sus derechos, a acceder y conocer qué información está siendo objeto de Tratamiento por parte de GROUP TECH GLM S.A.S. El ejercicio de este derecho garantiza al Titular consultar de manera gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente Política que motiven nuevas consultas.

Artículo 15. Procedimiento para consultas o reclamos.

Los Titulares de los datos personales, o quienes estén autorizados conforme al artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, podrán acceder, consultar o reclamar contactando al Área de Protección de Datos Personales a través del correo electrónico info@estansimple.com, o a través del Centro de Ayuda disponible en la Plataforma. La solicitud podrá hacerse por comunicación escrita, acompañada de la firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.

La solicitud deberá contener como mínimo: nombres completos o razón social del Titular, número de identidad del Titular, datos de localización del Titular, descripción de los hechos que motivan la consulta, reclamo o revocatoria de la autorización, y el medio por el cual desea recibir la respuesta. Cuando se pretenda realizar la revocatoria de la autorización, el solicitante deberá indicar si revoca total o parcialmente la autorización y las razones que motivan su decisión.

Artículo 16. Sobre las consultas.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos del Operador, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Una vez recibida la consulta, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 17. Sobre los reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de GROUP TECH GLM S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo conforme al artículo 15 de la misma ley, bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que GROUP TECH GLM S.A.S. reciba el reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. Acorde al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante GROUP TECH GLM S.A.S.

Artículo 18. Procedimiento para acceder, consultar, rectificar, actualizar y/o reclamar.

El Titular o su representante podrán solicitar ante GROUP TECH GLM S.A.S., de manera gratuita, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente Política que motiven nuevas consultas, siempre que acredite su identidad o la calidad en que actúa. La solicitud deberá presentarse a través de los medios habilitados por GROUP TECH GLM S.A.S. y contener como mínimo: el nombre del Titular, la dirección física o electrónica para recibir la respuesta, los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer el derecho, y demás elementos que faciliten la localización de los datos. Cumplidos los requisitos, se dará respuesta en un término no mayor a quince (15) días hábiles.

Artículo 19. Supresión de datos.

En cualquier momento, el Titular podrá solicitar a GROUP TECH GLM S.A.S. la supresión de sus datos personales. El Titular podrá solicitar la supresión en los siguientes eventos: (i) cuando considere que los datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012; (ii) cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados; (iii) cuando se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

GROUP TECH GLM S.A.S. podrá negar la supresión cuando: los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir una obligación legalmente adquirida; cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, incluyendo el registro de identificación de Prestadores activos previsto en la cláusula 8 de los Términos y Condiciones; o cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o sanciones administrativas.

Artículo 20. Revocatoria de la autorización.

Los Titulares de los datos personales pueden revocar la autorización al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria podrá ser total o parcial, debiendo el Titular indicar expresamente en su solicitud cuál de las dos pretende. GROUP TECH GLM S.A.S. informa que la revocatoria total de la autorización mientras el Titular mantenga una Cuenta activa en la Plataforma implicará la imposibilidad de continuar utilizando los servicios que requieran dicho tratamiento, conforme a la cláusula 5 de los Términos y Condiciones de Simple Hogar.

Capítulo V — Seguridad de la Información

Artículo 21. Medidas de seguridad.

GROUP TECH GLM S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 22. Implementación de las medidas de seguridad.

GROUP TECH GLM S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información de la Plataforma.

Artículo 23. Mecanismos para la protección de los datos personales.

GROUP TECH GLM S.A.S. ha adoptado las siguientes medidas de seguridad para la protección de las bases de datos de la Plataforma:

• En todos los contratos, GROUP TECH GLM S.A.S. y sus trabajadores y/o colaboradores tienen inmersa una cláusula de confidencialidad, adquiriendo estos últimos un compromiso irrenunciable de guardar con recelo toda información a la que tengan acceso, incluyendo los Datos Biométricos y demás datos personales de los Usuarios de la Plataforma.
• GROUP TECH GLM S.A.S. ha restringido el acceso a las bases de datos de la Plataforma, otorgando a los trabajadores y/o colaboradores permisos diferenciados, estrictamente ligados al cargo y funciones, ya sea para registrar, consultar, actualizar, modificar o suprimir.
• Los Titulares que ejerzan sus derechos frente a GROUP TECH GLM S.A.S. deberán acreditar su calidad de Titular de la información para que se le pueda dar trámite a su petición, mediante la exhibición de su documento de identidad.
• Si la consulta se realiza por medio electrónico o por cualquier otro medio no presencial, el Titular deberá acompañar su petición con una fotocopia escaneada de su documento de identidad, junto con la solicitud firmada.
• GROUP TECH GLM S.A.S. podrá ponerse en contacto con el Titular por los medios de notificación que reposan en sus bases de datos para constatar la autenticidad de la petición.
• Los Datos Biométricos recolectados en el procedimiento de Verificación de Identidad (KYC) se almacenan bajo medidas de cifrado y acceso restringido, conforme a los estándares de seguridad aplicables a datos sensibles.
• Para los contratos comerciales celebrados con proveedores tecnológicos, pasarelas de pago, aliados y demás terceros que tengan acceso a datos personales de los Usuarios, GROUP TECH GLM S.A.S. verificará que dichos terceros cumplan con un manual o políticas de tratamiento de la información equivalente al presente, que garantice el cumplimiento de la normatividad y los derechos de los Titulares.

Capítulo VI — Disposiciones Internas

Artículo 24. Designación.

GROUP TECH GLM S.A.S. ha designado al Área de Protección de Datos Personales para recibir las solicitudes de los Titulares o sus autorizados, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de datos personales o para el ejercicio de los derechos como Titular, podrá ponerse en contacto al correo electrónico info@estansimple.com o a través del Centro de Ayuda disponible en la Plataforma. GROUP TECH GLM S.A.S. habilitará los medios necesarios para que el Titular tenga la posibilidad de ejercer sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.

Artículo 25. Identificación del responsable del tratamiento.

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la Plataforma Simple Hogar es GROUP TECH GLM S.A.S., identificada con NIT 902.053.519-1, con domicilio en la Calle 55 - 67 B 160, Bello, Antioquia, Colombia, correo electrónico info@estansimple.com y teléfono +57 315 976 2039.

Artículo 26. Vigencia.

El presente manual rige a partir de su publicación en la Plataforma y en el sitio web https://estansimple.com/privacidad, y la vigencia de las bases de datos será indefinida mientras se cumplan las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos, sin perjuicio del derecho del Titular a solicitar su supresión en los términos de este manual.